Øving med tilbakemelding gjennom høsten: slik får teamet mest ut av hver runde

Når sommerferien er over og kalenderen fylles opp, kommer de fleste team tilbake til samme oppgave: kvartalsrapporter, produktnyheter, opplæringsvideoer og videomøter med kunder. Jeg ser at mange utsetter øvingen til det haster, og da blir den ofte en rask gjennomkjøring rett før opptak. Midt i høsten er rytmen en annen. Dagene er forutsigbare, folk er på plass, og det finnes ennå rom til å prøve, bomme og prøve igjen uten at noe står på spill.

Øving med tilbakemelding handler om å gjøre forbedringen til en vane, ikke en engangshendelse. Teamet spiller inn korte presentasjoner, ser dem sammen og får konkrete råd om hva som kan bli bedre. Det høres enkelt ut, og det er det også, men effekten kommer av gjentakelsen. Noen få runder i løpet av høsten gir mer enn én lang dag som ingen husker i januar.

Denne teksten er skrevet for de kommende månedene: hvordan du legger opp rundene, hva dere ser etter, og hvordan dere unngår at tilbakemeldingen blir vag eller ubehagelig.

Det første rådet jeg gir team, er å holde opptakene korte. To til tre minutter er nok til å se tydelige mønstre, og det er langt mindre skremmende enn å filme et helt innlegg. Be hver person presentere ett konkret budskap, for eksempel hva som endres i en rutine, eller hva kunden bør gjøre neste uke. Da slipper dere å øve på et påkledd manus og får se hvordan personen faktisk snakker.

Sett opp kameraet på samme måte hver gang, slik at forskjellene mellom rundene skyldes øvingen og ikke utsnittet. Bruk den mikrofonen dere vanligvis bruker, og velg et rom dere har tilgang til resten av høsten. Mange undervurderer hvor mye det betyr at oppsettet er det samme: det gjør det mulig å legge opptak side om side og se hva som faktisk har endret seg.

Lag gjerne et ganske tørt format. Én person snakker, de andre ser på, og ingen kommenterer før opptaket er slutt. Den stillheten er ubehagelig i starten, men den gir hver deltaker ro til å prøve seg.

• To til tre minutter per opptak
• Samme kamera, utsnitt og rom hver runde
• Ett konkret budskap per person

Selve visningen er der det meste skjer. Når teamet ser et opptak sammen, ser alle det samme, og tilbakemeldingen blir mindre en mening og mer en observasjon. Jeg ber gruppen se første gang uten å si noe, deretter en gang til med et bestemt fokus, for eksempel hvor ofte blikket forlater linsen, eller om setningene får pause før neste tanke.

Den som er filmet, bør få snakke først. De fleste ser feilene sine raskt, og det er lettere å ta imot råd når man selv har pekt på problemet. Deretter supplerer de andre med det de la merke til. Vi holder oss til det som kan sees og høres: tempo, blikk, hendenes plassering, lyd. Vi snakker ikke om hvem noen er, bare om hva som skjedde i bildet.

Hvis dere har en leder i rommet, er det lurt at vedkommende filmes først. Da setter hun eller han tonen for at dette er en øvelse, ikke en vurdering, og de andre våger å følge etter.

God tilbakemelding kan brukes allerede i neste opptak. «Vær mer naturlig» hjelper ingen, mens «se i linsen på første og siste setning, og la blikket falle på notatene mellom tankene» gir noe å gjøre. Jeg oppfordrer team til å formulere hvert råd som en handling og begrense det til to eller tre punkter per person. Mer enn det blir for mye å huske foran et kamera.

Skriv rådene ned umiddelbart, helst av den som ble filmet. Det er lett å tro at man husker dem, men etter en travel uke er det som regel borte. Et felles dokument der hver person har sine egne punkter, gjør at neste runde kan starte med å sjekke om rådene fra sist ble fulgt.

Husk å nevne det som fungerte. Ikke som pynt, men fordi folk trenger å vite hva de skal beholde. En som har en rolig, tydelig åpning, skal få høre at den åpningen er verdt å gjenta.

• Formuler rådet som en handling
• Maks to eller tre punkter per person
• Skriv dem ned med en gang

En fast rytme gjør mer enn lange økter. Et realistisk opplegg er en runde annenhver uke, rundt førti minutter, der hver person filmes én gang og får to korte gjennomganger. Legg rundene til et tidspunkt som allerede er fast, for eksempel etter ukemøtet, så de ikke konkurrerer med annet arbeid.

La hver runde ha et lite tema. Én uke kan dreie seg om hvordan dere åpner en presentasjon, neste om hvordan dere avslutter. Slik slipper dere å dekke alt på en gang, og deltakerne ser at det de øver på, henger sammen med det de skal gjøre på jobb samme uke.

Før dere går inn i vintermånedene, kan det være nyttig å gjøre et siste opptak og legge det ved siden av det første fra høsten. Forskjellen er sjelden dramatisk, men den er ofte tydelig nok til at teamet ser at øvingen har noe for seg.

De fleste hindringene er praktiske. Det blir ikke tid, rommet er opptatt, eller noen blir syke og rundene faller ut. Hvis dere bare gjennomfører tre av fem planlagte runder, er det likevel bedre enn ingen. Hold opplegget lett nok til at det tåler avbrudd.

Det andre hinderet er sjenanse. Å se seg selv på skjermen er ubehagelig for de fleste, og noen vil helst slippe. Jeg ber dem om å se opptaket med lyden av først, og bare legge merke til kroppen og blikket. Etter et par runder går ubehaget som regel over, fordi man begynner å se på opptaket som arbeidsmateriale.

Det tredje er at rådene ikke følges opp. Derfor foreslår jeg at hver runde starter med de skriftlige punktene fra forrige gang. Det tar fem minutter, og det gjør at øvingen bygger på seg selv i stedet for å starte på nytt hver gang.

• Hold opplegget lett nok til å tåle avbrudd
• Se først uten lyd om det føles uvant
• Start hver runde med forrige rundes punkter